Agencje eventowe wyrastają na mapie Polski jak grzyby po deszczu i widać, że po pandemicznych ograniczeniach ludzie chętnie zaczynają korzystać z imprez, szkoleń, konferencji, koncertów plenerowych i wielu różnych okazji, by się spotkać i się bawić. Coraz częściej też do organizacji eventów, wesel, imprez prywatnych i firmowych zatrudnia się specjalistów. Nic w tym dziwnego – agencje zajmują się wszystkimi aspektami, a klienci mogą się po prostu dobrze bawić i korzystać z licznych atrakcji.
Jak działają agencje eventowe?
Czasem dobry pomysł na event już jest połową sukcesu. Natomiast organizacja imprez firmowych, rodzinnych czy też miejskich wymaga bardzo dużego doświadczenia. W praktyce okazuje się więc, że współpraca z profesjonalistami to ogromna oszczędność czasu, miejsca i pieniędzy. Dodatkowo wezmą oni pod uwagę specyfikę spotkania, mają dostęp do różnego rodzaju sprzętu czy podwykonawców, zadbają o całą oprawę, by inni mogli skorzystać z konferencji czy festiwalu, bardzo się na weselu czy w czasie imprezy integracyjnej, a nawet przyjęcia gwiazdkowego czy też z okazji Dnia Dziecka dla najmłodszych. Może się więc zdarzyć, że poza ściągnięciem z organizatorów szeregu zadań, agencja będzie także doskonałym źródłem inspiracji.
Kogo zatrudnić do organizacji eventów?
Dobra agencja eventowa to świetny pomysł na imprezy firmowe wyjazdy integracyjne, motywacyjne czy szkoleniowe. Najczęściej zleca się zarówno wcześniejsze zaplanowanie, całą organizację, jak i przeprowadzenie odpowiednich działań marketingowych, choć oczywiście zakres działań zawsze jest ustalany indywidualnie. Poza tym oczywiście kluczowe jest to, by wybierać agencje, które mają doświadczenie w tego typu przedsięwzięciach. Zarówno kameralne eventy firmowe, jak i wielkie imprezy to nie jest miejsce na eksperymenty, więc warto sprawdzić, jak długo specjaliści od eventów działają na rynku, jakimi rekomendacjami mogą się pochwalić i jak są oceniani przez wcześniejszych zleceniodawców. Nie warto się więc bać się pytać o referencje, szczególnie że w tej branży wysokiej jakości usługi są warunkiem przetrwania na rynku. Poza tym niezmiennie ważnym kryterium wyboru konkretnej agencji, której zlecimy imprezę firmową, będzie cena.
Dobrze zrobione imprezy firmowe
By współpraca z agencją układała się dobrze, warto pamiętać o tym, że kluczowe jest dobranie szczegółów i określenie swoich wymagań. Zupełnie inaczej przygotowuje się wyjazdy integracyjne, eventy online czy konferencję lub koncert. Po stronie klienta jest więc to, by przygotować odpowiednie zapytanie ofertowe, w którym znajdą się wszystkie niezbędne informacje dotyczące planowanego eventu takie jak liczba uczestników, charakter zabawy, cel, jaki z jej pomocą chce osiągnąć klient, a także posiadany budżetu. Zaczyna się oczywiście od doprecyzowania, jaki ma być charakter imprezy. Może to być wyjazd integracyjny, eventy masowy, firmowy czy też rodzinny lub promocyjny. Pojawiają się również na fali po pandemicznej licznego rodzaju wydarzenie organizowane w sieci, a te wymagają zastosowania zupełnie innych środków oraz innej promocji, ale też pozwalają działać na terenie całego kraju z każdego miejsca. Dostosowanie wszystkich elementów do potrzeb klienta oraz profesjonalne doradztwo sprawiają, że opłaca się korzystać z ofert agencji. Tu nie ma miejsca na improwizację i zostawianie rzeczy na ostatnią chwilę. Każdy organizator imprez, wie, że na scenariusz eventów składa się szereg czynników – nawet tych, które na początku wydają się niemożliwe. Wielu zadowolonych klientów będzie więc najlepszym dowodem na to, że pracujemy z fachowcami.
