Wydawałoby się, że bezpieczne i wygodne archiwizowanie dokumentów nie jest możliwe. W końcu dokumenty zajmują wiele miejsca, trzeba przechowywać je przez wiele lat. W pewnym momencie trudno zorientować się już, które można już zniszczyć, a które jeszcze należy przechowywać. Jak sobie z tym radzić? Okazuje się, że coraz więcej firm oferuję usługę e-kadry. Firmy takie oferują szereg usług, które są niezwykle potrzebne firmom – zarówno tym, które nie są na rynku jeszcze bardzo długo, jak i tym, które istnieją od bardzo dawna i nagromadziły już pokaźną kolekcję dokumentów.
E kadry – co to takiego?
Dzisiejsze możliwości technologiczne mogą znacznie poprawić funkcjonowanie wielu firm. I poprawiają. Okazuje się bowiem, że wiele przedsiębiorstw, zwłaszcza tych, w których przebieg dokumentacji jest duży, mają bardzo poważny problem z przetrzymywaniem jej. Przechowywanie dokumentacji wiąże się często z wydzieleniem miejsca. Jest to albo osobny pokój, pełen regałów, na których znajdą się dokumenty. Niektóre dokumenty muszą być pod zamknięciem, zwłaszcza kiedy przedstawiają wrażliwe dane klientów. Segregatory z dokumentami, teczki, półki, komody pełne papierów – wszystko to wiąże się z kosztami. E kadry pozwalają na znacznie wygodniejszą archiwizację dokumentów – digitalizacja dokumentów pozwala na ich uporządkowanie, zrezygnowanie z niewygodnego przetrzymywania. Od dziś możesz mieć wszystkie swoje dokumenty w bezpiecznym miejscu, skanowane i szybkie do odnalezienia.
Firmy oferujące e-kadry zapewniają szereg innych usług, z których firmy często korzystają. A jest to obsługa kadr i płac, elektroniczny obieg, skanowanie, profesjonalna obsługa w tym obsługa firmowej korespondencji – zarówno przychodzącej, jak i wychodzącej oraz wewnętrznej.
Biuro bez papieru
Nowoczesne rozwiązania pozwalają na zlikwidowanie lub znaczne ograniczenie wykorzystywania papieru w codziennej pracy. Redukcja kosztów, znacznie lepszy obieg informacji w firmie, ulepszone i usprawnione procesy biznesowe – wszystko to można osiągnąć decydując się na interesujące usługi wielu firm. Firmy te działają zazwyczaj w większych miastach, jednak również przedsiębiorcy działający w mniejszych miasteczkach mają szansę na wynajęcie takiej firmy i zadbanie o swoje firmowe dokumenty.
Skanowanie i e-archiwum
Skanowanie dokumentów to nie tylko zmniejszenie ilości papieru, ale przede wszystkim zabezpieczenie dokumentów, zwłaszcza oryginałów. Zdarza się, że papierowe dokumenty ulegają zniszczeniu. Powodem jest nieodpowiednie przechowywanie, nieodpowiednie warunki w pomieszczeniu, wypadek, albo po prostu – czas. dlatego bardzo dobrze jest posiadać wszystkie kopie najważniejszych dokumentów. Skanowanie dokumentów zajmuje sporo czasu. Dlatego w tym celu wykorzystuje się profesjonalne firmy. Zapewniają one dyskrecje i fachowość. Skanują wszystkie dokumenty, bez względu na ich format, książki, starodruki, zdjęcia, mapy, a najlepsze firmy również negatywy czy mikrofilmy. Wszystko odbywa się przy użyciu specjalistycznych skanerów.
Jeżeli i Ty chciałbyś zadbać o swoje dokumenty, zrobić w nich porządek lub nie dopuścić do tego, aby zrobił się w nich bałagan, możesz skorzystać z ofert firmy zajmującej się archiwizacją dokumentów. Czy warto? Decyzja należy do każdego przedsiębiorcy. Na pewno jest to zajęcie bardzo czasochłonne, na które często nie ma czasu nikt z pracowników. Ponadto, nie może podjąć się tego osoba nie mająca pojęcia o ważności niektórych dokumentów. Dlatego wynajęcie specjalistycznej firmy wydaje się być jak najbardziej uzasadnionym posunięciem.
